Цифровая трансформация: как избавиться от бумаги навсегда

Мы считаем, что 2020 год станет годом цифровых преобразований для организаций во всем мире. В этой статье мы расскажем о типичных препятствиях для повышения производительности труда и о том, как их преодолеть с помощью оцифровки.

Независимо от вашего звания, должности или отрасли, у многих из нас есть одно общее рабочее место: оформление документов.

Однако, следует помнить, что бумажные процессы снижают эффективность, негативно влияют на производительность и могут даже представлять угрозу безопасности. Использование устаревших бумажных процессов также требует множества дополнительных инструментов и затрат, таких как принтеры, факсы, почтовые сборы и многое другое. И не забывайте об отходах, вызванных использованием бумаги — бумажные изделия составляют самый большой процент всех материалов, которые попадают на свалки.

Документы продолжают срывать ваш рабочий день?

Хотя мы видим, как бумага влияет на рабочие процессы, многие организации все еще борются с ликвидацией бумаги. От администратора здравоохранения, который должен вручную вводить данные о пациентах с бумажных форм, до правительственного учреждения, занимающегося обработкой документов из печатных PDF-файлов, большинство отраслей промышленности все еще не могут избежать бумажной работы.

Если вы все еще передаете документы со стола на стол, гоняетесь за физическими подписями и устраняете замятие бумаги в принтере, самое время оценить ваши процессы. Если вы готовы стать более эффективными и освободить свою организацию от бумажной работы, вот как окончательно избавиться от бумаги навсегда.

1. Оцените, почему вы хотите стать безбумажным.

Если вы изо всех сил пытались заставить свою организацию работать безбумажно, лучше начать этот процесс, сосредоточившись на причинах. Если вы легко можете сформулировать, почему переход на безбумажные документы будет полезен для вашей организации, вы с большей вероятностью получите команду руководителей на свою сторону. Как и в случае большинства бизнес-решений, вам необходимо доказать окупаемость инвестиций в безбумажную бумагу, чтобы получить время, ресурсы и бюджет, необходимые для устранения бумажных процессов и перехода на цифровой формат.

В условиях нынешней пандемии COVID-19 возникла очевидная потребность в безбумажной защите сотрудников, клиентов и других лиц, взаимодействующих с вашей организацией. COVID-19 резко ускорил необходимость инноваций и оцифровки бумажных и персональных процессов.

Вот еще несколько причин, по которым стоит подумать о том, почему безбумажный подход может быть полезен для вашей организации:

• Забери свое время. Бумажные процессы замедляют вашу команду? В Отчете о состоянии автоматизации рабочего процесса 55% работников заявили, что они регулярно проводят время на выполнение административных задач, которые занимают по крайней мере полный рабочий день их рабочей недели.
• Сохранять окружающую среду. По данным, бумажная промышленность является одним из крупнейших в мире производителей загрязнителей воздуха и воды, а также отходов.
• Экономьте деньги. За каждый доллар, потраченный на копирование, компании тратят еще 6 долларов на обработку и распространение, и половина всех напечатанных документов выбрасывается в течение 24 часов.
• Повысить производительность. Наш отчет о производительности труда показал, что сотрудники тратят в среднем 9,3 часа в неделю на поиск и сбор информации. Исключение бумажных данных и централизация данных могут значительно сократить неэффективное использование времени.